É uma lógica muito simples. Exatamente por essa razão, a redução dos custos é uma grande preocupação dos gestores de grandes empresas. Principalmente em momentos conturbados, a simples sobrevivência das organizações no mercado torna-se um desafio. Através da redução de custos operacionais é possível não só adquirir condições financeiras para superar os momentos complicados, como também garantir uma grande vantagem competitiva frente aos concorrentes. Se esse é o seu objetivo, confira 10 regras para reduzir custos operacionais de uma empresa!
1. Estabeleça metas: qualquer gestor deseja reduzir custos operacionais, a grande questão é fazer algo concreto para que isso realmente aconteça. O primeiro passo para tirar a ideia do papel é estabelecer uma meta. Ao quantificar a redução, você criará um compromisso com esse objetivo. É o ponto de partida para que sejam planejadas e executadas ações que visem alcançar a meta definida.
2. Reveja as suas despesas recorrentes: existem algumas despesas que você paga mês após mês e consomem uma grande fatia do seu orçamento. Estamos falando de despesas com aluguel, energia elétrica, água, telefone, internet, entre outras. Muitas vezes, esses custos tornam-se tão comuns que passam despercebidos pelos gestores. Experimente identificar o quanto as despesas recorrentes consomem do seu caixa e estabeleça ações de redução de consumo ou tente renegociar os contratos visando desembolsar um valor menor mensalmente.
3. Estude os fornecedores: é difícil estabelecer uma boa parceria com fornecedores. Por isso, quando você encontra um fornecedor com valores justos em que possa confiar, tende a permanecer com ele ao longo de vários anos, não é? Mas não esqueça de, periodicamente, pesquisar novos fornecedores no mercado. Nunca se sabe quando você pode encontrar preços que saiam mais em conta para a sua empresa e reduzir um pouco as despesas.
4. Revise os processos operacionais: o modo como são realizados os processos internos podem estar custando muito para os cofres da empresa sem que você saiba. O retrabalho e o desperdício causados por processos mal estruturados afetam os gastos com material e também o tempo que seus colaboradores têm à disposição para trabalhar. Revise os processos operacionais e procure automatizá-los. Isso fará com que você consiga otimizar os rendimentos da produção e aumentar a eficácia da organização – e, com isso, evitará alguns custos desnecessários.
5. Não ignore os pequenos gastos: diariamente você paga por diversos gastos que parecem insignificantes quando comparados às despesas com matéria-prima e pessoal, ou então, com o valor recebido pelas vendas. Entretanto, se você parar para somar todos esses pequenos custos, pode se surpreender com o impacto que eles causam nas suas finanças. Cada fotocópia, impressão, copo de café, material de escritório e manutenção de equipamento é um pequeno valor que sai do seu caixa. Identifique qual é a parcela de recursos que essas despesas consomem e faça uma análise para buscar a sua redução.
6. Mobilize os seus colaboradores: você não vai atingir a sua meta de redução de custos operacionais sozinho, certo? Todos os colaboradores também precisam estar alinhados a esse objetivo e buscar, juntos, reduzir os custos em cada detalhe possível. Por isso, deixe bem claro qual é a meta e incentive que eles também busquem soluções: muitas vezes, quem está lidando diariamente com a produção consegue identificar pontos de melhoria que você não enxerga. Para se aprofundar nesse tema, baixe gratuitamente nosso e-Book “As melhores práticas de RH: contrate, recompense e retenhas as melhores pessoas na sua empresa”. Além disso, procure empregar uma política de combate ao desperdício. Mesmo nas pequenas ações isso pode ser implantado, como, por exemplo, utilizar uma caneca em vez de consumir cinco copos plásticos para beber água e café durante um dia de trabalho.
7. Invista em tecnologia: os avanços tecnológicos estão aí para serem utilizados. E não estamos falando apenas das máquinas que podem otimizar a produção – produzindo mais em menos tempo e/ou com menos desperdício. É possível utilizar a tecnologia em diversas áreas de uma grande empresa. Já é possível reduzir consideravelmente os gastos com papéis, impressão e arquivamento de documentos, por exemplo. Todas as informações necessárias para o trabalho podem ser armazenadas na nuvem e acessadas de qualquer lugar – e através de qualquer dispositivo com conexão com a internet.
8. Considere a terceirização: cada vez mais as grandes organizações estão notando que tentar realizar por conta própria todas as atividades da empresa não é um bom negócio. É preciso contratar pessoas com especialidades diversas, gastar com treinamentos e também proporcionar uma infraestrutura adequada. Portanto, para as atividades acessórias, que não estão ligadas diretamente à atividade principal da empresa, a terceirização é uma opção que deve ser sempre considerada. Faça um orçamento comparando os gastos que você teria fazendo por conta própria e terceirizando – considerando que, ao terceirizar, você estará contratando uma empresa especializada naquela atividade. A lista de atividades que podem ser terceirizadas é enorme: limpeza, segurança, manutenção, alimentação, contabilidade, distribuição e assistência jurídica estão entre as principais delas.
9. Descubra o seu lote econômico de compra: você pode reduzir ao máximo os seus gastos com compra de matéria-prima e estocagem através da utilização da metodologia do lote econômico de compra. Trata-se da aplicação de uma fórmula que utiliza como variáveis a demanda, o tamanho do lote, o custo do pedido, o estoque médio, o custo unitário e os custos de estocagem. Ao descobrir o seu lote econômico de compra, você poderá comprar sempre a quantidade correta – que atenda às suas necessidades e não traga custos adicionais com estocagem ou com sobras.
10. Encontre o melhor regime tributário: muitas empresas encaram os tributos como um mal que não pode ser evitado e apenas pagam o que é devido sem questionar. Os impostos são, de fato, obrigatórios. Porém você pode procurar pela melhor opção de regime tributário de acordo com as características da sua empresa. Cada décimo a menos que você possa utilizar como alíquota pode fazer uma grande diferença se você pensar que a base de cálculo dos tributos são valores muito altos. Entre em contato com um profissional da contabilidade para encontrar qual é a melhor opção para você.
Texto: FACISC
